期刊封面
新形势下加强电力企业档案现代化管理的思考(2)
3.3 管理人员没有监督
管理人员长期在相同环境下工作,造成管理人员松散,信息不准确,工作不到位,档案保管工作未做好等问题的原因也在于没有相应的行政监管部门。监管是对工作的总结,是对相应的工作人员效率的计算,工作最后应该有一个闭环环节,即档案管理人员应该有对上一级部门的反馈,行政部门应该与管理人员多互动,监管其工作效率,对表现不好的应该有相应的惩处。新员工入职之后行政部门不加干涉导致新员工入职之后不了解要做的东西和内容导致新员工错误率高或者工作效率低。监管部门监督力度不够,有的监管就像走一个过场也是企业存在的问题。
4 加强电力企业档案现代化管理的措施
4.1 完善管理制度
根据档案管理工作内容和内部结构,快速制定出加强档案现代化管理的措施,对之前档案管理进行完善或者整体整改。制定企业每一个部门的工作章程,起草档案管理的章程内容大致为:规范档案填写的要求,字迹清晰、在档案归档时封面应该有相应的序号,同一类档案按照时间先后放在相应的位置、制定出档案管理人员的每个时间段的工作范围,提升工作效率,固定管理人员管理档案的类型等其他内容。电力企业对档案管理人员制定的制度要根据内部的需要科学制定,不可贪大求全也不可能生搬硬套、制定的执行事务要以人为本,明确职责。管理制度从事务到人都应该一一落实,开会的时候需要细致说明制度的改革,打印出管理制度内容贴在管理人员的工作区域。
4.2 提高管理水平
企业应该对提高管理人的工作素质进行提高,电力企业应该引进档案管理人才,对管理各个部的人员定期进行专业的培训、测试,提升管理人员的专业水平,对档案管理人员定期地进行调整,这样能够调动管理档案人员积极性。企业可以要求档案管理人员写每一个季度的工作总结和工作计划,能够帮助档案工作人员进行自我提升。档案管理者能够有结合企业发展定制档案内容的能力,根据社会环境的改变对档案进行调整。档案管理人员要熟练掌握计算机存储方式,录入电子档案,档案管理部门不仅要有纸质的存档也可利用计算机建立同一类别的文件夹,对档案进行扫描,然后电子存档,之后利用电子信息技术整合,在需要利用信息时进行相关信息的搜索。定期的对数据库进行备份,以防止计算机存储不够,备份介质可选用移动硬盘或者云存储。电力企业也可以利用大数据处理信息方式对档案进行管理。企业应该鼓励员工多动脑,鼓励员工思考如何提高档案管理工作的效率和准确性。在新员工入职时,可以进行师傅带徒弟模式,老员工带新员工可以快速地让新员工进入工作状态,并对老员工进行奖励。
4.3 对档案管理的相关人员进行监管
企业需要由专业的监督人员柜档案管理人员的工作进行监督,监督能够让档案管理人员保持或者提升工作效率和质量,监督是企业管理必不可少的环节。监督部门不仅要监督档案管理人员的日常工作环节,还要定期监督工作人员的工作完成进度和正确性。在当前的电子化办公的环境下,监督部门要实时监督管理人员对信息内容的保密性,提高信息安全意识,对计算机档案管理平台设置防火墙,计算机不可以插入U 盘,进入电子档案室不可以拍照,监督人员如果发现关于信息安全隐患问题应该及时整改,并给相关人员作出警告或者惩罚,对于严重损害企业利益的人员及时交到行政部门。监管部门应该给档案管理人员做出相应的GPI 考核,做到公平公正,考核内容可以根据实际情况制定,归档的准确性、存储完整性、查找效率、服务态度,信息安全等相关工作内容都可以制定为考核标准,每月根据GPI 完成度发放工资,根据完成效果进行奖罚。
4 结语
综上所述,新的时代已经来临,电力企业如果想要有更好的发展,首先需要顺应新时代下的管理模式,电力企业如果要有稳定的发展状态,提升工作人员的专业素养是企业发展的基础。因此电力企业需要完善工作制度、提升管理档案人员的能力素质,以及制定监督制度安排人员对档案管理人员的工作进行监督。
[1]李惠俊.新形势下加强电力企业档案现代化管理的思考[J].技术与市场,2019,26(12):217-218.
[2]张莉,尚少伟.新形势下加强电力企业档案现代化管理的思考[J].住宅与房地产,2020(21):286.
文章来源:《煤矿现代化》 网址: http://www.mkxdh.cn/qikandaodu/2021/0610/1356.html